Einführung in die Kosten- und Leistungsrechnung

Berufliche Schulen Bretten – Lernpfad zu externem und internem Rechnungswesen, Grundbegriffen, kalkulatorischen Kosten und Ergebnissen.

Ziel: Am Ende kannst du Finanzbuchführung (externes Rechnungswesen) und Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen) unterscheiden und die wichtigsten Fachbegriffe sicher anwenden.

0. Überblick: Was macht die Kosten- und Leistungsrechnung?

In einem Unternehmen fallen viele Zahlungen (Ausgaben und Einnahmen) an. Die Finanzbuchführung (externes Rechnungswesen) erfasst sie nach gesetzlichen Vorgaben und erstellt z. B. Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) gehört zum internen Rechnungswesen. Sie interessiert sich vor allem für das, was mit dem eigentlichen Betriebszweck zu tun hat: Welche Kosten verursacht die betriebliche Leistungserstellung und welche Leistungen (betriebsbedingten Erträge) stehen dem gegenüber?

Heftnotiz:
Schreibe als Überschrift: „Einführung in die Kosten- und Leistungsrechnung“ und notiere: „Die KLR ist Teil des internen Rechnungswesens und liefert Informationen für die Planung, Steuerung und Kontrolle der betrieblichen Leistungserstellung.“

Kurze Verständnisfrage

Wofür braucht ein Unternehmen überhaupt eine Kosten- und Leistungsrechnung, obwohl es schon eine Finanzbuchführung hat?

Die Finanzbuchführung richtet sich an externe Adressaten (z. B. Finanzamt, Banken) und folgt streng gesetzlichen Regeln. Die KLR soll dagegen der Unternehmensleitung zeigen, wie wirtschaftlich im Betrieb gearbeitet wird, ob sich Produkte lohnen und wo Kosten gesenkt werden können.

1. Externes und internes Rechnungswesen

Abgrenzung zur Geschäftsführung / Finanzbuchhaltung

1.1 Externes Rechnungswesen (Finanzbuchführung)

  • Bezeichnung: Finanzbuchführung, Jahresabschluss (Bilanz, GuV).
  • Ausrichtung: Nach außen gerichtet – Informationen für Gläubiger, Staat, Anteilseigner.
  • Zeitliche Orientierung: Rückblick auf abgeschlossene Zeiträume (z. B. Geschäftsjahr).
  • Rechengrößen: Aufwendungen und Erträge in Geldeinheiten.
  • Rechtliche Rahmenbedingungen: strenge gesetzliche Vorgaben, z. B. Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung.
  • Adressaten: Finanzamt, Banken, Anteilseigner, Öffentlichkeit.

1.2 Internes Rechnungswesen (Kosten- und Leistungsrechnung)

  • Bezeichnung: Kosten- und Leistungsrechnung, Betriebsabrechnung.
  • Ausrichtung: Nach innen gerichtet – Informationen für Unternehmensleitung und Controlling.
  • Zeitliche Orientierung: Vergangenheits- und Zukunftsbezug (Soll-Ist-Vergleiche, Planrechnungen).
  • Rechengrößen: Kosten und Leistungen (betriebsbezogener Werteverzehr und -zuwachs).
  • Rechtliche Rahmenbedingungen: keine direkte gesetzliche Pflicht; sie richtet sich nach innerbetrieblichen Informationsbedürfnissen, orientiert sich aber an Grundsätzen ordnungsmäßiger Kalkulation.
  • Adressaten: Unternehmensleitung, Controlling, Kostenstellenverantwortliche.
Merkmal Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen (KLR)
Hauptaufgabe Vermögens-, Finanz- und Erfolgslage nach außen darstellen Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Prozesse messen und steuern
Erfolgsermittlung Gewinn/Verlust des Unternehmens als Ganzes Betriebsergebnis der eigentlichen Tätigkeit
Datenbasis Buchungen aller Geschäftsvorfälle Ausgewählte, angepasste Daten (Kosten/Leistungen) aus der Fibu und zusätzliche kalkulatorische Werte
Heftnotiz:
Erstelle eine Tabelle mit den Merkmalen Bezeichnung, Ausrichtung, zeitliche Orientierung, Rechengrößen, rechtliche Rahmenbedingungen, Adressaten und trage die Informationen für externes und internes Rechnungswesen ein.

Check: extern oder intern?

Ordne zu, ob die Aussage eher zum externen oder internen Rechnungswesen gehört.

Die Gewinn- und Verlustrechnung gehört zum externen Rechnungswesen (Finanzbuchführung). Die Ermittlung der Selbstkosten eines Produkts gehört zur Kosten- und Leistungsrechnung im internen Rechnungswesen.

2. Zweck der Kosten- und Leistungsrechnung

Die KLR liefert innerbetriebliche Informationen, die im Unternehmen benötigt werden, um wirtschaftlich zu arbeiten. Dabei wird nur der Betriebszweck berücksichtigt, also das, womit das Unternehmen „eigentlich sein Geld verdient“ (z. B. Verkauf von Waren, Erbringung von Dienstleistungen).

2.1 Wichtige Aufgaben der KLR

  • Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind angefallen (z. B. Material, Löhne, Miete)?
  • Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten angefallen (z. B. Produktion, Verwaltung, Vertrieb)?
  • Kostenträgerrechnung: Wofür sind die Kosten angefallen (z. B. für Produkt A oder Auftrag B)?
  • Kalkulation: Ermittlung von Angebotspreisen, Verkaufspreisen und Wirtschaftlichkeit einzelner Produkte.
  • Kontrolle: Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten (Kostenkontrolle, Abweichungsanalysen).
Die KLR hat damit eine Informationsfunktion (für Entscheidungen) und eine Kontrollfunktion (Überprüfung der Wirtschaftlichkeit).
Heftnotiz:
Notiere dir die Begriffe Informationsfunktion und Kontrollfunktion der KLR und ergänze jeweils einen kurzen Satz, was damit gemeint ist.

Selbstüberprüfung

Welche Aufgabe erfüllt die KLR, wenn sie die tatsächlichen Kosten einer Abteilung mit den geplanten Kosten vergleicht?

In diesem Fall steht die Kontrollfunktion im Vordergrund: Es wird geprüft, ob die Abteilung wirtschaftlich gearbeitet und die Kostenpläne eingehalten hat.

3. Grundbegriffe: Ausgaben, Aufwand und Kosten

Abgrenzung von Ausgaben, Aufwand und Kosten

Nicht alle Zahlungen und nicht jeder Aufwand aus der Finanzbuchführung sind in der KLR als Kosten relevant. Nur der Teil, der dem eigentlichen Betriebszweck dient und periodegerecht ist, wird als Kosten betrachtet.

3.1 Begriffe und Abgrenzung

Begriff Einfach erklärt Typisches Beispiel
Ausgaben Abfluss von Zahlungsmitteln (Bargeld oder Bankguthaben). Es wird etwas bezahlt. Kauf von Rohstoffen gegen Barzahlung; Überweisung der Lieferantenrechnung.
Einnahmen Zufluss von Zahlungsmitteln. Das Unternehmen erhält Geld. Kundin bezahlt eine Rechnung per Überweisung.
Aufwand Gesamter Werteverzehr einer Periode, der in der Finanzbuchführung als Aufwand erfasst wird. Abschreibung einer Maschine, Löhne und Gehälter, Stromkosten laut Fibu.
Ertrag Gesamter Wertezuwachs einer Periode, der in der Finanzbuchführung als Ertrag erfasst wird. Verkaufserlöse, Zinserträge auf Bankguthaben.
Kosten Betriebszweckbezogener, regelmäßiger und periodegerechter Werteverzehr. Materialverbrauch zur Herstellung von Produkten, Fertigungslöhne, Miete für Produktionsräume.
Leistungen Betriebszweckbezogene, regelmäßig anfallende Erträge, die aus der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit stammen. Umsatzerlöse aus dem Verkauf der typischen Produkte des Unternehmens.

3.2 Neutrale Aufwendungen

Nicht jeder Aufwand ist gleichzeitig auch Kosten. Aufwendungen, die nicht zum eigentlichen Betriebszweck gehören oder außergewöhnlich sind, heißen neutrale Aufwendungen. Typische Unterarten:

  • Betriebsfremde Aufwendungen: entstehen außerhalb des eigentlichen Betriebszwecks (z. B. Spenden an einen Verein bei einem Industrieunternehmen).
  • Periodenfremde Aufwendungen: betreffen eigentlich frühere oder spätere Perioden, werden aber in der aktuellen Periode gebucht (z. B. Steuernachzahlungen für frühere Jahre).
  • Außergewöhnliche Aufwendungen: fallen unregelmäßig und ungewöhnlich hoch an (z. B. Aufwand durch einen großen Brandschaden).
Heftnotiz:
Zeichne ein kleines Schema:
Aufwendungen = betriebsbedingte Aufwendungen (Kosten) + neutrale Aufwendungen (betriebsfremd, periodenfremd, außergewöhnlich). Ergänze jeweils ein kurzes Beispiel.

Unterscheide Aufwand und Kosten

Ein Unternehmen zahlt eine hohe Steuernachzahlung für ein Jahr, das schon länger zurückliegt. Ist das Aufwand, Kosten oder beides?

Es handelt sich um Aufwand in der Finanzbuchführung, aber um periodenfremden, neutralen Aufwand. In der KLR werden diese Beträge nicht als Kosten erfasst.

4. Leistungen und neutrale Erträge

Das Gegenstück zu den Aufwendungen sind auf der Ertragsseite die Erträge. In der KLR interessieren uns aber nur die Leistungen, also die betriebsbedingten Erträge.

4.1 Leistungen (betriebsbedingte Erträge)

Leistungen sind die Erträge, die aus der gewöhnlichen betrieblichen Tätigkeit stammen (z. B. Verkauf der Produkte oder Dienstleistungen, für die das Unternehmen gegründet wurde).

4.2 Neutrale Erträge

Erträge, die nicht zum eigentlichen Betriebszweck gehören oder außergewöhnlich sind, heißen neutrale Erträge. Unterarten:

Art Bedeutung Beispiel
Betriebsfremder Ertrag Ertrag stammt aus Tätigkeiten, die nichts mit dem eigentlichen Betriebszweck zu tun haben. Spekulationsgewinne aus Wertpapierverkäufen eines Produktionsunternehmens.
Periodenfremder Ertrag Ertrag betrifft eigentlich eine andere Abrechnungsperiode. Nachträgliche Erstattung von Steuern für ein früheres Jahr.
Außergewöhnlicher Ertrag Ertrag ist ungewöhnlich hoch und tritt nicht regelmäßig auf. Versicherungsentschädigung nach einem Brandschaden; Ertrag aus dem Verkauf einer Fabrikhalle.
Heftnotiz:
Notiere: „Erträge = Leistungen (betriebsbedingt) + neutrale Erträge (betriebsfremd, periodenfremd, außergewöhnlich)“ und ergänze je ein Beispiel.

Check: Leistung oder neutraler Ertrag?

Eine Bäckerei verkauft ein altes, nicht mehr benötigtes Lieferfahrzeug mit Gewinn. Handelt es sich um eine Leistung oder um neutralen Ertrag?

Das ist ein außergewöhnlicher, neutraler Ertrag. Er gehört nicht zur typischen Leistung „Backwaren verkaufen“, sondern entsteht einmalig durch den Verkauf eines Anlagengegenstands.

5. Kalkulatorische Kosten

In der Finanzbuchführung werden bestimmte Werte gar nicht oder anders erfasst, als es für die Wirtschaftlichkeitsrechnung sinnvoll wäre. Die KLR arbeitet deshalb mit kalkulatorischen Kosten. Das sind Kosten, denen in der Fibu entweder kein Aufwand oder ein anderer Aufwand gegenübersteht.

5.1 Arten kalkulatorischer Kosten

  • Kalkulatorische Zinsen: erfassen die Opportunitätskosten des im Unternehmen gebundenen Kapitals (z. B. Maschinen, Gebäude). Auch wenn dafür keine Zinsen gezahlt werden, wird so getan, als ob das Kapital verzinst werden müsste.
  • Kalkulatorische Miete: wenn das Unternehmen eigene Räume nutzt, die es auch vermieten könnte, wird eine fiktive Miete angesetzt.
  • Kalkulatorischer Unternehmerlohn: bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften erhält die Unternehmerin keinen Lohn im klassischen Sinne. In der KLR wird ein angemessener Unternehmerlohn kalkulatorisch berücksichtigt.

5.2 Anders- und Zusatzkosten

  • Anderskosten: In der Finanzbuchführung gibt es zwar einen Aufwand, aber in anderer Höhe als in der KLR (z. B. andere Abschreibungsmethoden).
  • Zusatzkosten: In der Finanzbuchführung existiert kein entsprechender Aufwand. Diese Kosten tauchen nur in der KLR auf (z. B. kalkulatorischer Unternehmerlohn).
Heftnotiz:
Schreibe die Begriffe kalkulatorische Zinsen, kalkulatorische Miete, kalkulatorischer Unternehmerlohn mit einer kurzen Definition und einem Beispiel ins Heft. Markiere jeweils, ob es sich um Anderskosten oder Zusatzkosten handelt.

Einordnen kalkulatorischer Kosten

Ein Einzelunternehmer arbeitet im Betrieb mit, erhält aber laut Finanzbuchführung keinen Lohn. In der KLR wird ein Unternehmerlohn angesetzt. Um welche Art von Kosten handelt es sich?

Das ist ein Beispiel für Zusatzkosten, genauer für den kalkulatorischen Unternehmerlohn, da in der Finanzbuchführung kein entsprechender Aufwand gebucht wird.

6. Betriebs-, neutrales und Unternehmensergebnis

Das Arbeitsblatt unterscheidet zwischen Betriebsergebnis, neutralem Ergebnis und Unternehmensergebnis. Sie hängen eng mit Aufwendungen, Erträgen, Kosten und Leistungen zusammen.

6.1 Betriebsergebnis (KLR)

Betriebsergebnis ist der Erfolg aus dem eigentlichen Betriebszweck, also aus Leistungen und Kosten.
Betriebsergebnis = Leistungen − Kosten

6.2 Unternehmensergebnis (Finanzbuchführung)

Unternehmensergebnis ist der Erfolg des Unternehmens insgesamt, basierend auf Erträgen und Aufwendungen der Finanzbuchführung.
Unternehmensergebnis = Erträge gesamt − Aufwendungen gesamt

6.3 Neutrales Ergebnis

Das neutrale Ergebnis fasst die neutralen Erträge und Aufwendungen zusammen:

Neutrales Ergebnis = neutrale Erträge − neutrale Aufwendungen

Damit besteht folgender Zusammenhang:

Unternehmensergebnis = Betriebsergebnis + neutrales Ergebnis
Heftnotiz:
Zeichne ein Schema (z. B. drei Kästchen) mit den Begriffen Betriebsergebnis, neutrales Ergebnis und Unternehmensergebnis. Trage die Formeln ein und notiere dazu: „Unternehmensergebnis = Betriebsergebnis + neutrales Ergebnis“.

Rechenschema Übung

Gegeben: Leistungen 700 000 €, Kosten 650 000 €, neutrale Erträge 30 000 €, neutrale Aufwendungen 10 000 €. Berechne Betriebsergebnis, neutrales Ergebnis und Unternehmensergebnis.

Betriebsergebnis = 700 000 − 650 000 = 50 000 €
Neutrales Ergebnis = 30 000 − 10 000 = 20 000 €
Unternehmensergebnis = 50 000 + 20 000 = 70 000 € Gewinn.

7. Wiederholung: Aussagen richtig oder falsch?

Angelehnt an Aufgabe 4 deines Arbeitsblatts: Kreuze im Kopf an, ob die Aussagen richtig oder falsch sind, und kontrolliere anschließend.

Aussage 1

Alle Aufwendungen werden in der Kosten- und Leistungsrechnung automatisch als Kosten übernommen.

Falsch. Neutrale Aufwendungen (betriebsfremd, periodenfremd, außergewöhnlich) werden in der KLR nicht als Kosten berücksichtigt.

Aussage 2

Leistungen sind der betriebsbezogene Teil der Erträge.

Richtig. Leistungen sind genau die Erträge, die aus der gewöhnlichen betrieblichen Tätigkeit stammen.

Aussage 3

Das Unternehmensergebnis setzt sich aus Betriebsergebnis und neutralem Ergebnis zusammen.

Richtig. Unternehmensergebnis = Betriebsergebnis + neutrales Ergebnis.

Aussage 4

Kalkulatorischer Unternehmerlohn und kalkulatorische Miete sind Beispiele für kalkulatorische Kosten.

Richtig. Beide werden häufig als Zusatzkosten in der KLR angesetzt, obwohl es in der Finanzbuchführung keinen entsprechenden Aufwand gibt.

Aussage 5

Die Finanzbuchführung richtet sich vor allem an die Unternehmensleitung, während die KLR hauptsächlich für externe Adressaten bestimmt ist.

Falsch. Es ist genau umgekehrt: Die Finanzbuchführung richtet sich an externe Adressaten (z. B. Finanzamt, Banken), die KLR an die Unternehmensleitung im Unternehmen.
Heftnotiz (Zusammenfassung):
Fasse auf einer Heftseite zusammen:
  1. Unterschied externes und internes Rechnungswesen (Tabelle).
  2. Begriffe Ausgaben, Einnahmen, Aufwand, Ertrag, Kosten, Leistungen.
  3. Neutrale Aufwendungen/Erträge und kalkulatorische Kosten.
  4. Formeln für Betriebs-, neutrales und Unternehmensergebnis.